El Departamento del Trabajo y Recursos Humanos en su constante búsqueda por mejorar los servicios actuales a los patronos de Puerto Rico ha desarrollado el Portal de Servicios a Patronos. Este Portal permitirá a los patronos realizar transacciones electrónicas directamente con el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos sin necesidad de desplazarse a sus oficinas centrales.
A través del Portal de Servicios a Patronos se ofreceran los siguientes servicios en-línea:
Solicitar el Número Patronal para el programa de Seguro por Desempleo y el Seguro por Incapacidad No Ocupacional Temporal (Registro Patronal)
Declarar Salarios
Cambio en la condición de patrono
Radicar Planillas Contributivas trimestrales
Pagar Planillas Contributivas en línea
Informar Nuevos Empleados(as)
Radicación de Planilla Trimestral "Remote Tax"
El Nuevo Portal interactivo de Servicios a Patronos añade funcionalidad en línea (web) al patrono, sin necesidad de visitar la oficina central de servicios.
Al comenzar el sistema cualquier nuevo patrono puede inscribirse directamente para obtner su número patronal para cumplir con sus pagos de Seguro por Desempleo e Incapacidad (SINOT).
Todos los patronos actuales se registrarán automaticamente, se les enviará una carta con la información de autenticidad.
Actualmente cada trimestre los patronos reciben su planilla trimestral para radicar contribuciones. De ahora en adelante, lo pueden realizar directamente desde el portal de Servicios a Patrono.
Como un beneficio adicional, sólo basta con entrar los salarios de sus empleados durante el trimestre. El portal calculará su responsabilidad contributiva a base de tasas contributivas actuales de desempleo, incapacidad y aportación especial. Adicional se ofrece la posibilidad de poder pagar en línea a partir de su cuenta bancaria, son sólo unos clicks; puede realizar la radicación y pago de su planilla trimestral en minutos. El portal mantendrá un historial de todas las actividades realizadas por el patrono.
A partir del proceso trimestral el patrono está listo para realizar la carga de los salarios de cada uno de sus empleados mediante cualquiera de los siguientes mecanismos:
Entrada manual e individual de cada empleado (seguro social, nombre cantidad pagada en el trimestre).
Cálculo automático de los salarios tributables basados en el límite de $7,000 para desempleo, $9,000 para SINOT en un año calendario.
Carga de salar ios en un formato pre-establecido (importar archivo).
Traer los empleados de un trimestre anterior con sus salarios en cero. Típicamente esta debe ser la opción más utilizada, en general, la nómina no tiene tanta variación entre trimestres en función de cantidad de empleados.
Para cada trimestre del año calendario, los patronos están obligados a presentar la planilla de declaración trimestral de salarios pagados a cada empleado. En esta planilla los patronos detallan la cantidad de empleados que trabajaron durante los últimos tres meses y los salarios que recibieron, con el objetivo de calcular el importe de contribuciones que tributará para ese trimestre.
En este proceso de cálculo de contribuciones a pagar, a los patronos se les aplica la tasa contributiva correspondiente al año calendario en curso. Estas tasas contributivas corresponden a tres (3) partidas: Desempleo, SINOT y Aportación Especial.
El portal ofrece una solución Web segura, diseñada para negocios y/o clientes que procesen pagos vía Internet. Esta herramienta provee la posibilidad de pago por medio de cheques (ACH). Para la seguridad de los procesos, todas las transacciones son hechas vía conexión "Secured Socket Layer" (SSL).
El portal provee una simple y segura solución para procesamientos de pagos que protege datos sensitivos del pago de un patrono. Una vez se completa la transacción, se provee un comprobante de su pago, en el cual se informa que el pago, en el cual se informa que el pago fué exitoso y se le envía un correo electrónico con la confirmación.
Actualmente todos los patronos de Puerto Rico están obligados a informar sus nuevos empleados dentro de los primeros 19 días de su contratación (tiempo completo o parcial).
Este proceso se realiza mediante fax. Ahora hay la alternativa adicional de realizarlo directamente a través del portal de servicios. Aqui puede imprimir el formulario correspondiente y ver su historial de contratación.
En 1996, el Congreso aprobó la ley llamada "Personal Responsability and Work Oportunity Reconciliation Act (PRWORA)", Ley de Reconciliación de Oportunidades Laborales y Responsabilidad personal como parte de la reforma de beneficencia social. La Ley establece que todas las jurisprudencia de los Estados Unidos deben proveer un registro local de nuevos empleados(as) y hace mandatorio a los patronos proveer los datos de nuevo empleado(a) al directorio local del estado en donde se contrata y recontrata empleados(as) a tiempo completo, parcial y/o en o antes de 20 días de haber sido contratado.
En Puerto Rico, la Ley Orgánica de la Administración para el Sustento de Menores (ASUME, Ley 5 del 30 de diciembre de 1986, según enmendada), obliga a los patronos de Puerto Rico a proveer la información de toda persona empleada o reempleada.
Creación de Cuenta Patronal – Mediante este mecanismo el patrono realiza el registro de su información por medio del web con el Departamento del Trabajo. Una vez se ha registrado la información patronal se le envía por medio electrónico (e-mail) la confirmación de su registro.
Para todos aquellos patronos que ya existen en el sistema de contribuciones del Departamento del Trabajo (aproximadamente 70 mil), se auto registran automáticamente. A partir del sistema de contribuciones actual, se emitirán una serie de cartas en las cuales se les pre-registra en el nuevo sistema contributivo patronal y se les envía su usuario y contraseña de registro.
Una vez un patrono posee su núnero de registro y contraseña puede realizar todas las funciones de radicación y pago.
Accesibilidad y Seguridad – Se han incluido requisitos básicos considerados en la guía de accesibilidad Bobby Priority que permite una mejor visualización y lectura en pantalla, así como los requerimientos en la Ley 229 de Accesibilidad de Web sites de Puerto Rico.
El portal representa para los patronos una herramienta de trabajo con alto nivel de seguridad, en la cual el patrono puede crear y administrar las cuentas de acceso dependiendo de los niveles pre-establecidos que tendrán sus usuarios. Por cada patrono existirá una cuenta master, que permite creación de usuarios individuales para funciones de entrada de datos y pagos trimestrales.